3 razones para intercambiar la gestión de proyectos tradicional por la PPM adaptativa

Ya sea por un acontecimiento mundial, como la pandemia, o debido a una nueva idea o tecnología innovadora, la disrupción es cada vez más común y obliga a las empresas a cambiar rápidamente o arriesgar su relevancia en el mercado. Con la posibilidad de cambio siempre asomando en el horizonte, la forma en la que una empresa gestiona sus proyectos es un indicador clave de su resiliencia.

Si bien existen muchas herramientas de gestión de proyectos, la alineación en toda la empresa es importante para las operaciones y la toma de decisiones eficaz. Según un informe reciente de Gartner, una cantidad creciente de oficinas de gestión de proyectos (PMO) está rechazando las herramientas tradicionales en pro de nuevos métodos adaptables. 

La gestión flexible de proyectos y carteras (PPM) pone énfasis en la automatización para respaldar la agilidad y la transparencia que necesitan los gerentes y equipos de proyectos de hoy en día. Las herramientas PPM adaptativas ofrecen vistas del panel en tiempo real en una plataforma centralizada, creando un método adecuado para la priorización de proyectos y la preparación de informes. 

Gartner prevé que la mitad de las PMO habrán adoptado métodos de PPM adaptativa para 2024 como parte de la evolución de su negocio digital. Aquí encontrará tres razones por las que quizás quiera hacer lo mismo:

Todo el mundo gestiona proyectos, pero no todo el mundo se capacita como gestor de proyectos

Realizar un proyecto no es lo mismo que gestionarlo: son dos competencias distintas; sin embargo, tanto directivos como empleados deben ser expertos en ambas. Para estar al día con el flujo de trabajo, las herramientas de gestión de proyectos (PM) adaptables aprovechan la automatización, ya que puede eliminar la necesidad de una supervisión hiperenfocada. 

Según la encuesta “Futuro del trabajo” de Harvard Business Review (HBR), el 52% de los ejecutivos a nivel mundial cree que la mejor forma de coordinar las operaciones es mediante una plataforma única que combine la gestión del flujo de trabajo con la automatización inteligente y la colaboración. Cuando el trabajo se impulsa automáticamente al siguiente paso, los equipos pueden hacer avanzar los proyectos a través de las fases de ideación, ejecución y revisión, y así eliminar el riesgo de que se pierda un paso por un descuido involuntario. Un panel centralizado con generación automática de informes crea responsabilidad a través de la visibilidad y la transparencia, lo que puede ayudar a los empleados a gestionarse mejor.

Las herramientas intuitivas adaptables también eliminan la curva de aprendizaje que retrasa el progreso mientras un empleado se capacita en la plataforma. Las herramientas de fácil comprensión fomentan la innovación y dan rienda suelta a la capacidad de los empleados para resolver problemas de forma creativa con una personalización natural. Los empleados y directivos pueden crear las soluciones que necesitan sin tener que registrar un ticket en el servicio de ayuda de TI. 

La flexibilidad es clave a la hora de adaptarse de forma continua a las cambiantes necesidades de los clientes 

A medida que cambian las necesidades de los clientes, las empresas necesitan colaborar y dar un giro. Los antiguos métodos de gestión del flujo de trabajo implementados hace años, como las hojas de cálculo y el correo electrónico, no son suficientes para satisfacer las necesidades cambiantes de una empresa. Además de inconexas y complicadas, estas herramientas no son intuitivas ni redimensionables. En la encuesta de HBR, el 70% de los ejecutivos a nivel global indicó que las herramientas, aplicaciones y plataformas que utilizan no son adecuadas para un futuro que incluye tecnologías inteligentes. 

La integración de herramientas ágiles basadas en la nube que ofrezcan una tecnología de PM y generación de informes adaptable, por lo general desplegadas a través de software como servicio (SaaS), es ahora una prioridad para las organizaciones. Las organizaciones buscan formas flexibles de definir y gestionar proyectos, como una interfaz personalizable que permita a los equipos crear lo que necesitan para visualizarlos, administrarlos y ejecutarlos. Esto ayuda a la incorporación y permite que los empleados adapten la herramienta a su estilo de trabajo y preferencias sin perder tiempo en adaptarse a una herramienta nueva y desconocida.

Las plataformas también deben ofrecer la capacidad de añadir widgets e integrar funciones complementarias para cambiar a las necesidades actuales. Las soluciones flexibles permiten que los equipos se adapten a las demandas cambiantes de los clientes y evolucionen con la naturaleza y la escala de cualquier proyecto.

Los planes deben ser dinámicos y vincularse con el trabajo real que se realiza

La planificación y ejecución estratégicas necesitan visibilidad en tiempo real. Según la encuesta de HBR, solo el 32% de los ejecutivos cuenta con un sistema que ofrece una visión dinámica del progreso de la empresa hacia planes y fechas límites clave. Uno de los problemas es que las herramientas antiguas suelen existir en silos, lo que puede causar duplicaciones en el trabajo u oportunidades perdidas. 

Una plataforma PPM adaptativa elimina los silos para proporcionar una fuente de información única y dinámica que facilite una mejor toma de decisiones. Un panel visible hace que los equipos avancen juntos hacia estrategias claramente definidas y resultados comerciales deseados, conectando los objetivos con los planes de ejecución. 

El hub centralizado también alinea a los equipos con una comunicación, colaboración e intercambio de datos transparentes, lo que resulta fundamental cuando las estrategias deben cambiar o evolucionar por perturbaciones en el mercado o a nuevas prioridades. En una encuesta realizada por Clear Company, el 97% de los empleados y ejecutivos piensa que la falta de alineación dentro de un equipo afecta el resultado de una tarea o proyecto, y el 86% de los empleados y ejecutivos menciona la falta de colaboración o la comunicación ineficaz como causas de los fracasos en el lugar de trabajo. 

El movimiento hacia la adopción de métodos de PPM adaptativa tiene el poder de transformar las organizaciones. Las herramientas adaptables ayudan a impulsar la productividad, mejorar la planificación y ejecución estratégicas y seguir trabajando con el mismo manual de estrategias. Con la visibilidad en tiempo real, las organizaciones estarán preparadas para el futuro.

¿Quiere obtener más información más sobre la gestión de proyectos y carteras? Ingrese a nuestra guía de PPM para ver sugerencias y conocer las prácticas recomendadas.