Los cuatro tipos de asociación
La matriz RACI tiene cuatro tipos de asociación: responsable, aprobador, consultado e informado.Las funciones correspondientes a la asociación Responsable producen resultados; las correspondientes a la asociación Aprobador comprueban los resultados; las correspondientes a la asociación Consultado asesoran sobre las tareas; y las correspondientes a la asociación Informado mantienen informados a los miembros del equipo a lo largo de estos procesos.
- Responsable:estas funciones son las responsables de completar la tarea o el resultado.Por ejemplo, si la función de responsabilidad es un redactor técnico, esta persona puede ser responsable de redactar archivos de ayuda en línea. Un desarrollador de software no redactaría los archivos de ayuda, pero podría incorporar esos archivos al producto, lo que se definiría como una tarea diferente.
- Aprobador:este tipo de función es responsable de que la tarea se realice y es la que debe rendir cuentas sobre su ejecución.Si se toma el ejemplo anterior de un redactor técnico que desarrolla la ayuda en línea y un desarrollador de software que incorpora los archivos de ayuda, un gerente de productos podría ser responsable de garantizar que los archivos se incorporen al producto.
- Consultado:esta función hace las veces de asesor de una tarea. Por ejemplo, un equipo puede consultar a un facilitador como experto en la materia (SME). Escoja a los asesores con cuidado, ya que tener demasiadas personas en esta función puede extender el tiempo de la tarea y aumentar el riesgo de un mal desempeño.
- Informado:los miembros del equipo informados se mantienen al día sobre la finalización de la tarea.Trazar esta función ayuda a ilustrar las dependencias entre las tareas y también garantiza la transparencia del estado de las mismas.Puede ser difícil identificar a los que necesitan ser informados, por lo que hay que consultar varias funciones para determinar quién necesita actualizaciones de estado.Por ejemplo, el gerente de ventas puede necesitar actualizaciones de estado porque un cliente tiene un interés especial en el desarrollo de funciones.
Cuándo se debe utilizar la matriz RACI
Un modelo RACI es una herramienta útil para la gestión general de proyectos.Utilice una matriz RACI cuando los procesos se estanquen debido a la confusión de funciones, o cuando la autoridad de las funciones no esté claramente definida.A continuación, se describen algunos casos de uso frecuente de la matriz RACI:
- Si el proceso de aprobación queda atascado, puede deberse a la confusión de funciones.
- Si las decisiones se anulan con frecuencia y aparentemente de forma arbitraria, también es una situación que puede beneficiarse de la aclaración de las funciones.
- Otra situación que se da con frecuencia es que muchas personas realizan las mismas tareas de análisis.Cuando las tareas no se realizan, puede ser que nadie sepa quién debe hacerlas.
- Cuando no se entiende la autoridad para realizar las tareas, puede ser el momento de definir las funciones y tareas, las responsabilidades, y la autoridad.
Eliminar este tipo de confusión, así como aclarar las funciones y tareas es la función principal de una matriz RACI.
El modelo RACI es uno de los más populares, pero existen varias alternativas, incluidas las siguientes:
- PACSI: se utiliza en situaciones en las que varias partes interesadas pueden revisar y vetar el trabajo de un único responsable. Las funciones son: Realizar, Responsable, Controlar, Sugerir e Informado.
- RAPID: creado por Bain & Company para aclarar la responsabilidad de las decisiones a través de una definición clara de las funciones y las responsabilidades. Las funciones son: Recomendar, Acordar, Realizar, Informar y Decidir.
El valor del modelo RACI
Implementar un modelo RACI lo ayuda a involucrar a las personas más cualificadas en sus proyectos.Los gerentes de proyectos pueden utilizar el modelo RACI para elaborar rápidamente diagramas que aporten claridad al equipo.Algunas de las principales ventajas del modelo RACI son las siguientes:
- Eliminar la confusión de funciones.
- Evitar la sobreasignación de recursos a un proyecto y la asignación insuficiente a otro.
- Definir con claridad las funciones de todas las personas que las desempeñan (la comprensión clara de las expectativas es fundamental para que el proyecto se desarrolle sin problemas y reduce la necesidad de resolver conflictos posteriormente).
- Garantizar que no se pase por alto ninguna tarea al asignar los recursos.
- Proporcionar una forma rápida y eficaz de reasignar los recursos cuando se produzca la rotación de personal.Las nuevas personas pueden identificar rápidamente sus funciones en un proyecto y las de aquellos con los que deben interactuar.
Por último, dado que la categoría Informado tiene el mismo peso, la matriz RACI fomenta la comunicación entre las funciones.La comunicación es la clave para entender claramente las expectativas, lo que se traduce en un proyecto sin problemas.
Matrices RACI
Una matriz RACI es un conjunto de todas las actividades del proyecto asociadas a las personas o funciones responsables de cada una de ellas.La matriz debe incluir todos los elementos del proyecto, incluida la planificación, las pruebas, el diseño y el apoyo.
Para crear una matriz RACI, tenga en cuenta los siguientes pasos:
- Decida cómo trazar la matriz: puede utilizar cualquier cantidad de herramientas o plantillas, incluida una hoja de cálculo, una pizarra blanca o una solución de software.
- Identifique las tareas o los resultados del proyecto: reúnase con las principales partes interesadas para elaborar una lista de tareas del proyecto. Para este debate, las tareas incluyen actividades necesarias, como reuniones o eventos, así como resultados tangibles, como características o productos.Trace las tareas en el eje X o Y de la matriz.
Por ejemplo, si está trazando un proyecto de software desarrollado en Agile, la reunión de demostración del sprint puede ser una actividad requerida y debe incluirse en la matriz como una tarea.No olvide agregar el mantenimiento de la matriz RACI como tarea propia.El gerente del proyecto suele mantener la matriz RACI. - Identifique las funciones del proyecto: las funciones del proyecto están etiquetadas en el otro eje de la matriz.Las funciones del proyecto hacen que la matriz sea más comprensible y pueden ser útiles para agregar cualquier dato que se haya olvidado.A medida que identifique las funciones, agregue cualquier tarea que se aplique a esas funciones en el eje de tareas.El eje de tareas también es útil para identificar las funciones y aclarar la asignación de recursos.Este es un buen momento para asignar nombres a las funciones; un nombre por función es óptimo.
- Etiquete las intersecciones de los ejes: En los puntos de intersección de los ejes X e Y, etiquete la intersección con una R, una A, una C o una I para finalizar la matriz con quién debe ser responsable, aprobador, consultado o informado sobre cada tarea.
Directrices de la matriz RACI
Si bien las matrices RACI varían según el proyecto, hay algunas directrices generales que siempre deben seguirse.Por encima de todo, la matriz debe fomentar el trabajo en equipo e informar a todas las personas de sus funciones y asignaciones.A continuación, presentamos otras prácticas recomendadas:
- Evitar múltiples niveles de supervisión; un nivel es suficiente
- Fomentar el trabajo en equipo
- Mantener la fluidez de los diagramas: haga los cambios que sean necesarios y comunique a las personas cuando se produzcan cambios
- Asignar solo un Aprobador por tarea
- Asegurarse de que los Aprobadores asignados tengan autoridad para garantizar que la tarea se complete
- Evite demasiados consultores, ya que pueden ocupar demasiado tiempo (esperando respuestas, reuniendo información, etc.),mientras que un número demasiado reducido puede perjudicar el rendimiento, por lo que hay que tratar de encontrar el “punto indicado”
- Informar a todos los que tienen una función de su asignación
Cómo encontrar la plantilla adecuada de la matriz RACI
Las plantillas RACI permiten ahorrar tiempo y proporcionan un punto de partida para la creación de diagramas.Elija una plantilla sencilla y personalizable para que sea lo más útil posible para todos los tipos de equipos y proyectos.
Algunas plantillas utilizan el eje X para las tareas y el Y para las funciones, y otras hacen lo contrario. Si las tareas superan a las funciones, como suele ocurrir, es más fácil utilizar el eje X para las tareas y el Y para las funciones, ya que podrá ver la mayor cantidad de funciones por tarea de un vistazo en la mayoría de los monitores de las computadoras.Por otra parte, puede resultarle más fácil filtrar un diagrama sobre la base de la función (por ejemplo, filtrar para que aparezcan solo las funciones “I” de una tarea determinada) con las tareas en el eje X.Además, la mayoría de las plantillas utilizan algún tipo de codificación por colores.
Independientemente de la plantilla que elija, el uso de una eliminará mucho trabajo básico en la creación del diagrama y le liberará tiempo para definir las funciones y las tareas.
Gestión de proyectos RACI
La gestión de proyectos RACI se centra en la creación y gestión de una matriz RACI para identificar y resolver conflictos en las funciones y revisar la categorización de estas.Debe abordar el análisis en equipo y animar a todas las funciones a brindar sus comentarios.
Una matriz RACI se analiza vertical y horizontalmente.A continuación, se indican algunos aspectos a tener en cuenta al revisar el eje de funciones (ya sea horizontal o vertical):
- Si una función tiene demasiadas responsabilidades, ¿deberían reasignarse algunas de ellas o asignarse más personas a la función?
- Si solo una persona es responsable, ¿es razonable esperar que esa persona tome todas las decisiones y podría amenazar el proyecto al crear un cuello de botella?
- A continuación, se indican algunos aspectos a tener en cuenta al revisar el eje de tareas (ya sea horizontal o vertical):
- Si hay una tarea en la que no hay nadie responsable, ¿debe asignarse a alguien o debe eliminarse la tarea?
- Si hay una tarea en la que nadie es aprobador, ¿quién tiene autoridad para tomar decisiones?
- Si hay varias personas que son aprobadores de una tarea, haga que una sola sea el aprobador para evitar conflictos.
- Si hay que consultar a demasiadas personas, evalúe si se puede asignar una persona que hable con los demás involucrados.
Es habitual que, en el transcurso de un proyecto, los miembros del equipo tengan una confusión de funciones.Una matriz RACI es útil para identificar con claridad las funciones asociadas a un proyecto y mejorar la productividad, especialmente cuando se sufre la confusión de funciones.Algunas señales de confusión de funciones son:
- Preocupación por quién toma las decisiones: los encargados de tomar las decisiones suelen ser etiquetados como Aprobadores, pero puede ser que las decisiones las esté tomando el Responsable.Si ese es el caso, el equipo debe saber quién toma las decisiones en cada situación.
- Señalar con el dedo: si el trabajo no se completa a tiempo, es posible que se señale con el dedo. La clave para evitarlo es saber quién es el responsable.
- Mala asignación de recursos: la matriz RACI debería dejar muy clara la asignación de recursos, pero a veces una sola tarea puede ser extremadamente complicada, lo que da lugar a algunos problemas relacionados con quién debe hacer qué y cuándo.
- Falta de acción debido a una comunicación ineficaz: si alguien no está informado, es posible que no sepa que debe realizar una tarea.
- Demasiadas consultas porque se consulta a las personas equivocadas: los consultados deben estar claramente etiquetados para no poner en peligro el calendario del proyecto.
Es el deber de un gerente de proyectos intervenir si se sospecha que hay confusión de funciones y aclararlas para asegurarse de que todos sean conscientes de las expectativas.
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